効果的な会議を実施するための９つの法則

　昨日、ビジネスモデルの変革のために会議をするという記事を書きましたが、会議には「会議のビジネスモデル」が存在します。もちろん会社によって、効率的な会議は異なりますが、ここでは私が多くの企業で導入して成果を上げている会議のビジネスモデルの１つをご紹介いたします。

　そもそも、アイディアが出ない会議や決めた事が守れない会議ほど無駄なことはありません。そんな会議ならやらない方がましです。しかし、多くの企業では情報伝達だけで終わる会議や何も決めない会議、一部の参加者だけが発言をしているような会議、無難な意見だけが発表される「正論会議」、会議時間中に考える時間を異常なほど長く設けている「だらだら会議」など多くの無駄な会議が行われています。

　では、どうしたら効果の高い会議ができるのでしょうか。

　それは、「権限を委譲する」ことです。権限を委譲するということは責任を持たせることでもあります。会議の責任者を決めて、責任をもって会議にあたらすということです。その上で、次のように会議を進めていきます。

「９POINTパワー会議」（効果的な会議を実施するための９つの法則）

１）会議の目的（基本的には、意思決定をすること）を決めておくこと。

２）会議の検討事項を事前に決めておき、関係者に通知しておくこと。

３）会議前に各自が意見をもって参加すること（慣れるまでは、チェックしても良い）

４）会議の責任者がいること（持ち回りで責任者になることも良い方法です。）

５）参加者がそれぞれの検討事項につき１回は発言をすること。当初の発言は、紙に書いたものをそのまま読む事（※１）。

６）全員一致など、意見がぶつからないような会議になった場合には再度日程を組む事。

７）社長の演説の場、独壇場にしないこと。

８）期日と実行責任者と管理者を決定しておくこと。

９）管理者が期日まで実行できているか確認するため、PDCAサイクル（※２）をまわす事。

以上になります。

　ビジネスモデルを分析する場合など、そのプロセスの過程がわからないような場合などについては、この会議の方法によらず、プロジェクト会議の方法によることになりますが、社内での一般的な意思決定には、この「９POINTパワー会議」（効果的な会議を実施するための９つの法則）を意識すると効果的です。ぜひ、この９つのポイントを意識していただき、効率的、効果的な事業運営を進めてください。

※１：これは、一番に使命された参加者が無難な意見をいう、二番手以降の者が最初の参加者の発言に応じて発言内容を修正するといった事を防止するためのものです。適時、会議責任者が紙を回収してから発言させるのも１つの方法です。

※２：計画、実行、チェック、改善点の実行という具合にものごとを進めていく方法。PDCAはそれぞれの英語の頭文字である。PLAN、DO、CHECK、ACTIONのこと

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